В моей практике был случай, когда автоматизация снимала одну ручную операцию, но добавляла работу всем заявителям.
Заявки на оплату оформляли в 1С. Акционер согласовывал их через отдельный чат в Telegram. Личный помощник брал из поля «Примечание» объяснение, для чего нужна закупка, приводил текст в порядок и отправлял его вместе с заявкой. Каждый раз вручную.
Чтобы убрать копипаст, помощник предложил добавить в заявку ещё одно поле. Заявитель должен был заполнить комментарий по заданной форме, после чего система автоматически отправляла бы его в чат.
Идея выглядела логично. Но она упрощала работу только помощнику. Всем остальным пришлось бы заполнять дополнительное поле и подстраивать описание под новый формат.
Ручная работа при этом не исчезала. Она просто переходила от одного человека ко всем заявителям.
По моим наблюдениям, перед такими изменениями полезно спросить: кому после автоматизации станет проще, а кому добавится работы? Иногда ответ показывает, что менять нужно не форму заявки, а сам порядок подготовки информации для согласования.